Kayıtlı Elektronik Adresi (Kep) Nedir?

Dijital dünya beraberinde birçok yeni dijital kavram, terim ve oluşumu da beraberinde getirdi. Bunlardan biri de son zamanlarda sıklıkla duymaya başladığımız KEP. Açılımı “Kayıtlı Elektronik Posta” anlamına gelen KEP, ne işe yarar, neden gereklidir?

Kayıtlı Elektronik Posta, yani KEP, her türlü ticari ve hukuki yazışmaları güvence altına alan bir sistemdir. KEP bu tür yazışmalarınızı gönderildiği şekliyle korur, alıcının kim olduğunu belirleyen ve gönderilen içeriğin değişmeyerek korunmasını sağlar. Bu güvence sistemi, Türkiye’de olduğu gibi dünyanın birçok ülkesinde de kullanılıyor. Bu sistem sadece devlet bürokrasisinde değil, her sektörde ve işletmede hatta bireysel işlemler için de tercih ediliyor. Kayıtlı Elektronik Posta, tüm postaların, maillerin, belgelerin ve yazışmaların hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleşmesini sağlıyor.

14 Şubat 2011 tarihinden bu yana Standart Elektronik Posta (SEP) adreslerinin yanı sıra hayatımıza girerek bir güvenlik sistemi oluşturan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Amerika Birleşik Devleti’nde 1999 yılında temeli atılmış bir sistemdir. Avrupa’da ise 200’li yılların başından beri kullanılmaktadır.

Eğer Dijital dünyaya ayak basmış, işlerinizi dijitalde yaratıyor veya sürdürüyorsanız muhakkak sizin de karşınıza KEP kavramı çıkmıştır. Ya da artık bu sistemi kullanmanın vakti gelmiş ve kafanızda soru işaretleri belirmiştir. Kayıtlı Elektronik Posta ile gönderdiğiniz her elektronik postayı, gönderen ve alan taraflar için güvenceye alırsınız. Gönderdiğiniz postanın alıcı tarafından ne zaman alındığını, gönderim zamanı her daim ulaşabileceğiniz bilgiler haline gelir. Kayıtlı elektronik postanın sunduğu bir başka güvenlik özelliği ise yollanan bir postanın içeriğinin değiştirilememesidir. Yani, postanızın içeriği gönderildiği şekilde kalır, e-imza ve zaman damgası ile korunarak, uyguladığınız her adım kayıt altına alınarak yasal bir geçerliliğe kavuşur.

KEP kavramını öğrendikçe, normal standartlarda kullandığımız ve adına Standart elektronik postalar üzerine de düşünmeye başlıyoruz. Bu postalar, Kayıtlı Elektronik postaların aksine yasal bir geçerlilik veya delil özelliğine sahip değildir. Çünkü bu postaları oluştururken KEP adresinde olduğu gibi bir e – imza kullanmaz veya zaman damgası bulunduramayız. Bu da mesleki düzeyde bazı olumsuz durumlara ve kötü sürprizlere kapı aralar.

Kayıtlı Elektronik Posta öncesinde kullandığımız Standart Elektronik Posta sistemi, alıcı ve göndericinin dışında içeriğe üçüncü bir kişi tarafından kolaylıkla ulaşılabilir. Bu; içeriğin bu üçüncü kişiler tarafından değiştirilebileceği anlamına gelmektedir. KEP sistemi ile, tek bir kişi tarafından kullanılabilen , üçüncü kişilere aktarılamayan, adrese giriş için e-imza gereken ve yasal geçerliği olan bir elektronik posta sistemine geçmiş oluyorsunuz.

KEP ADRESİ NE DEMEK?

KEP adresi iş dünyası için artık bir tercihten ziyade bir zorunluluğa dönüşmüş durumda. Bu güvenli sisteme geçmeniz için öncelikle KEP adresi almanız gerekmektedir. Peki, nedir bu KEP adresi? KEP adresi, sadece tek bir kişiye atanan bir elektronik posta adresidir. Bu adrese örnek olarak: [email protected]” adresini örnek verebiliriz. Kep adresleri kişinin ismine ve soyismine göre atanır eğer alacağınız kep adresi için aynı isim benzerliği başka bir kişinin kep adresi için geçerliyse, bu durumda isimsoyisim1 şeklinde kep adresi almanız mümkün.

Kep adresinizi aldığınız takdirde, KEP adresi aracılığı ile yollanan elektronik postalar sadece KEP adreslerine ulaşabilir. Bu aslında oldukça önemli bir noktadır. Çünkü, Standart elektronik posta adresinden bir KEP adresine veya KEP adresinden standart elektronik posta adresine bir e-posta yollayamazsınız. Bu durumda KEP adreslerinin kendi içinde kapalı bir sisteme sahip olduğunu gösterir. Çünkü, KEP adresi ile ilettiğiniz her e-posta, noter onaylı olarak iletilmektedir.

KEPHS NEDİR?

Eğer KEP adresi kavramına yeterince ısındıysak, KEPHS terimine geçiş yapabiliriz. KEPHS, KEP adresi alma işlemini gerçekleştirdiğimiz kurumlara verilen “Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı” adının kısaltılmış halidir.

Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı kurumlar tarafından tarafınıza bir KEP adresi tanımlanmalıdır. Aldığınız KEP adresi ile bu adres aracılığı ile ilettiğiniz her içerik, kuruluşların arşivlerinde uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde korunmaktadır. Hatta bu bir zorunluluktur. Bu kuruluşları, ana ve yedek sistemlerini Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde bulundurmak zorunluluğunu da taşır. Böylelikle anonim, limited ya da sermayesi paylara bölünmüş şirketler, tebligatlarını e-tebligat şeklinde oluşturabilirler.

Bu kurumlara başvururken; Bireysel, kurumsal ve kamu kuruluşları halinde üç ayrı başvuru seçeneğiniz bulunuyor. Her başvuru seçeneği için farklı belge talebi ile karşılaşacaksınız. KEP adresi başvurunuzdan önce e-imzaya sahip olmanız gerekiyor. E-imza  veya mobil imza ile internet üzerinden online bir şekilde başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.